目前日期文章:201510 (2)

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相信大家可能有聽到一個說法:「組織中既然有這麼多不同能力的人才。領導人在決策前應該讓大家都能參與討論。請每個人提供寶貴意見,如此才能避免盲點、並確保每次的決策都是最佳決策。」

很遺憾。
我一直覺得這是一種錯誤的概念。

因為一個組織如果總是以這種方式運作,那除了充滿混亂與衝突以外,恐怕不會有第二個結果。畢竟集體決策雖然有腦力激盪的效果,但其實有個另外不為人知的副作用,就是社會心理學談到「群性虛耗」(Social loafing) 的問題。

所謂群性虛耗,指的昰1+1小於2的現象。一般人常常認為人數多了,能力與決策應會隨著人數增加而增加。但實際上通常結果是「剛好相反」。

背後的成因在於:當一個人做全部決策時,雖然他享有過高權力,但他也擔負完全責任。所以他在決策上,會盡一切力量小心,也會努力促成事情發生。

可是當決策者超過一個人時,每個人的責任感會隨著決策成員的增加而大幅下降,更會把「執行」認為是別人的責任。而這種每個人對成敗責任感覺稀薄的現象叫責任稀釋(Diffusion of responsibility),所謂三個和尚沒水喝就是這意思。而這現象將隨著人數越多,狀況則越糟。

以社會議題來看就最明顯。

人們對於社會議題的決策(如二代健保、房屋政策、經濟政策)雖然都罵得要死,可是卻幾乎很少人覺得那跟自己有關。但追本溯源,民意代表與官員也是間接透過多數選票產生的,所以決策跟自己也有連動性不是嗎?但看到此文的讀者,誰會覺得國家狀況跟自己有任何責任呢?一定都覺得,那是「別人」的責任 (包含我在內)。這就是責任稀釋最明顯的例子。

此外,當群體數量上升時,各自對於事件的「自願參與度」也會下降。比方說捐錢做公益或是公民投票上就是如此。當母數越大時,大家越會認為自己有沒有都沒差,也就越沒有參與意願。人人心裡會想說:「反正多我一票、少我一票,還不都一樣嗎?」熱情就消散了。所以當組織龐大,透過集體決策,不但稀薄了大家責任感,更會扼殺「自願」參與某些事情的認同感。

還有一個更嚴重的害處,則在於集體決策更可能導致決策衝突的風險。

大家都在會議上各抒己見後,自然認為既然你要我發言,最終決策就應該考量到我的意見。可是人數越多,看法一定越紛歧。那最終決策,必然不會是一個所有人都滿意的答案。

比方說,若是個少數服從多數的結果,那屈居少數的那群人必然不滿意。如果是個協商的決策,則可能是人人都妥協削足適履的答案。那這種結果更慘,因為每個人對那方案都有一部分的不滿意,最後其實就是人人都不滿意。

換言之,認為發了言但意見沒被認同的那群人,不會因為有參與決策而更喜歡這結果,反而更有可能因為意見不被採納而抵制決議。

這尤其經驗不足的團隊成員身上最明顯。有時候這些成員並非從營運全貌的角度思考,往往只就技術可行性、各自興趣、或是技術的絢麗度來提出他們的看法。可是做為一個決策者,得平衡的考量很多其他因素。這時候若一開始有請他們參與會議,讓他們提了建議,但最後若是不採行或甚至否決這些意見時,往往會造成他們的心理傷害。更可能讓他們產生負面情緒,並敵視後面所有的指令。

但有意思的是,如果一開始他們沒有機會表達意見,只是單純接受指令執行同一個工作時,敵對心反而未必會出現。這時候,雖然同樣他不完全認同或喜歡這指令,但因為沒有表達意見的機會,不會有「意見沒被採納的怨懟」,所以倒還能平心靜氣地執行指令。

好吧,那對抗群性虛耗,到底有甚麼好方法呢?
我建議可在決策議題上,盡量考慮到下面這三點:

1. 責任需明確

責任明確指的是說「每個工作都要有個明確的負責人」。他/她必須要授權可以獨立決策,當然也可以另外找人支援、或是聽取其他人的意見。但是最終責任成敗,必須很明確的在他/她身上。別人若不是這項工作的負責人,那就得完全遵照他/她的決議。

比方說外科手術就是這樣,執刀醫生是負責人,其他更有經驗的人若只是副手,也只是聽命行事。 而不可能在手術中彼此爭執起來。

若沒有一個明確的負責人,卻又搞出一堆人共同決議,那大家都會傾向僅對問題各自表述,但是誰也不覺得該負責解決問題,這就會讓組織混亂起來。可是一旦一開始就有明確的負責人,且這人得負責問題成敗時,他就會有處理議題的積極性。

雖然獨斷裁量可能有人會不開心,但別忘了,怎麼做都會有人不開心,兩害取其輕,還不如獨斷裁量的好。畢竟最終而言,問題能處理絕對比大家開心更重要。

2. 責任需等同權力

可是安排工作的負責人也有學問,並非隨便找個菜鳥出來負責就行。如果你要讓一個組織穩定成長,你就得讓位置對的人負責對應的工作。若責任跟他的職位不對等時,那一樣只會造成後續混亂。

比方說公司想做內部流程改造。可是高階主管誰也不想出頭當壞人,所以指派一個新來、位階又低的人當PM。那可想像,最後必定難有甚麼改變。原因很簡單,當這沒有權力的人要負責任時,他其實根本無法做出任何有影響力的決策。開會時,大老們在會議上各自表述,代表有盡責任,但真正執行面可能就不配合。這樣事情自然不能往順利的方向走。

更糟的是,當團隊看到該擔負責任的人都置身事外,冷眼旁觀的人就會增加,反抗力道也會增強。這時候,群性虛耗將是必然的結果。這也是很多組織改革流於口號的原因,因為一開始配置一個責任不等同權力的人,那自然只能得到空忙一場的結果。

真要多人參與時,別讓決議者太龐大

當然,有時候還是必須要集思廣益。這時候,請小心不要讓這「集體」太大。除了負責人以外,僅找幾個非常懂這議題的人一起商量才是最有效率的。至於如果需要基層的建議,也僅找幾個成熟度高、且眼界夠的人來諮詢即可。

最重要的是,這工作的負責人還是要親自做出最後的決議。

至於如果是爭議很大、或是情況危急的議題,則盡量不要透過表決或是投票。在這種時候,「獨裁決策」其實是最能穩定人心的方法。這是因為狀態爭議性高或是狀況緊急時,大部分人其實是無助且徬徨的。

與其希望表達自己的看法,大部分的人這時會更希望躲在一個大的體系下面 - 有人給明確的指令,讓他做好被交付的任務就好。何況這時候也常沒時間徵詢不同人的意見,大家能快速一條鞭的把指令做好,往往更重要。

這也是一些注重效率的團隊中,分工很明確––「命令者跟執行者」切割得非常清楚。你不會在手術台上,看到主刀醫生徵詢每個人的意見。你不會在飛機上看到機長在亂流中還去詢問每個空服員意見。廚師在晚餐忙碌時間,也不會去叫餐廳每個成員來試試湯的鹹度。

所以,你執行一個專案、營運一個部門、甚至經營一家公司時也一樣,負責人就得擔負責任,並得很小心避免群性虛耗的心理問題。

結論

我們當然都希望人才能在對的位置上發揮長才。可是這不表示發揮長才得透過集體決策才能達成。相反的,過度依賴集體決策反而只會模糊了團隊的責任感、降低大加自主性、並增加因意見不被採納而埋怨的可能性。

所以,做為一個領導人(無論是PM或是CEO),該小心設計組織結構,把有能力的人放在對的位置上,並給予他足夠的責任與權利,這樣才是真正能讓有能力的人發揮價值之法。 組織也只有這樣才會被導向一個穩定、且有效益的方向。

http://www.managertoday.com.tw/columns/view/50174

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今天我一個人走在前往捷運站的路上。

不知道是因為氣候太乾還是如何,突然覺得今天的西裝褲穿起來有點刺刺癢癢的。一開始還想是不是有蟲,但馬上理解到,這樣的刺癢其實源自於羊毛材質本身。羊毛本來就會有點扎人的感覺。

但又覺得有點不太對。 因為這條褲子,其實也穿了好幾年。但怎麼會直到今天我才注意到羊毛扎人這回事呢?

我那一瞬間突然想起來,其實我從小是很怕羊毛的衣服。童年的時代,台灣雖然大部分小康家庭已經不窮了,但還沒到錢淹腳目的年代。買成衣比較貴,所以媽媽總會買毛線回來自己織毛衣。羊毛料子算是保暖的是好東西,唯一的問題就是衣服表面粗刺。

他費心打了給我穿,但我總覺得毛衣硬硬刺刺的,實在不舒服。所以每次要我穿毛衣,母子倆都會拉扯好久。媽媽怕我冷非要我穿上,我則是哭的一把鼻涕一把眼淚地拒絕。勉強被穿上,那一整天都覺得好不舒服。不管怎麼樣的姿勢,不是脖子感覺刺,就是手腕感覺刺。

當然,這西裝褲的料子是比當年粗羊毛好的多,但還是有些微的搔癢感。只是不知不覺這些事情倒忘了。 要不是今天突然想起來,自己根本想不起來小時候的自己曾經這麼憎恨過羊毛製品。

所以我又好奇的問起自己:「這一切到底是何時變了的呢?」

是我習慣了羊毛的觸感嗎?

但今天還是有覺得刺癢,表示不完全有習慣。或許,比較更像是接受了。

我又想到,小時候的不斷抱怨,不舒服當然是一塊,但撒嬌可能才是主軸?畢竟那年紀的自己,覺得只要抱怨抱怨,媽媽總能變出個不同的方案,讓我不冷的同時也不用承擔毛衣的不舒服。而且小朋友總是會變出各類的抱怨,來獲取大人的關注。雖然不舒服確實,但那畢竟還是一個可以容許自己不斷撒嬌的年紀。

但等長大了、出了社會、開始工作,我體驗到人生不過就是交換。拿你的時間交換、拿你的知識交換、拿你的作品交換、拿你的順從交換 - 你得乖乖穿上正式的服裝,扮演合宜的角色,讓社會認同你。

社會不會有人讓我撒嬌。如果我不願意打扮正式,那我就無法獲得社會能給我的那些東西。

當沒有別的選擇與退路時,羊毛刺人自然並不是多大的問題。接受這觸感,試著習慣它,一段時間後也就忘懷了。所以我只是不知不覺的接受了這刺癢感,從來沒有習慣,只是也不再有抱怨了。


想到這整個脈絡,倒沒有讓我多愁善感起來,反而覺得這概念或許是很多年輕朋友該嘗試的一條途徑。

怎麼說呢?

因為有時候有些年輕的朋友來找我們,或是他們的父母來找我們。常會被他們問到的問題是:「做某某事情很辛苦,我(的小孩)總沒辦法堅持下去,該怎麼辦呢?」

我建議大家的答案是:『要自己隔離自己的安適區,創造一個可以堅持下去的環境』。

這概念是這樣的:我們大部分會膽怯、會害怕、會逃避、會想找人撒嬌,是因為我們覺得自己「還有選擇」。 越辛苦的時候,我們越會想找人撒嬌,獲得他們的秀秀。覺得自己只要回去哭訴,媽媽會幫我、爸爸會有更強的方法、家人都不忍心看我這麼辛苦。

當我們自覺自己還有退路,碰到挫折時往往就無法繼續堅持。

但如果自己盡量把這些都切割開呢?

比方說,不要讓自己住在家裡、讓自己得去承擔所有的生活開支、不要有人在旁邊提醒我們:「你這樣太辛苦了,家裡又不缺你賺錢」、不要有人在旁邊說:「真的辛苦就回來家裡,回來吃飯也不過多雙筷子」、不要有人在旁邊煽動:「放棄吧,快回家,爸媽養你沒關係。」

雖然大家都說大環境很慘,但我覺得其實還沒真的很慘。一個聰明才智夠的年輕人、搭配適當的努力、正確的方法與態度、再搭配穩當的策略,就算是2015年的今天,我覺得只需要五年的時間都能拚到還不錯的位置。

我們周圍有很多年輕朋友,也是才出社會三五年。 一開始起薪未必很高,但憑藉著正確的觀念跟堅持,慢慢也獲取了自己的舞台。

這些人的共通點就是,他們很少真的在抱怨甚麼。他們讓自己遠離安適區,而且眼睛永遠看著前面 - 看著那些自己可以,但還沒有做到的事情;看著那些自己還可以努力,還可以提升的部分。很少聽他們說,我試試看,不行就回家。也很少聽他們談社會多險惡,還是學校好。

我自己回顧,自己二十幾歲做的最正確的一個決定。就是學校畢業後就獨自在外面居住。從租屋、付管理水電費、找工作、買日用品、打掃房子、創業、學習財務決策、找人修水電、所有決策都是一個人決定。

讓自己有立刻得面對整個社會現實的決心。稍稍切斷跟家人的距離,學習自己負責任跟做決策。

不讓自己輕易有撒嬌的環境,不讓自己輕易聽到別人說:「你已經做得很好了」、不輕易讓自己可以投奔回家、不輕易讓自己可以在外面發脾氣然後收拾包袱逃避。

這樣,你的忍受度會提升,你會從小事開始慢慢習慣自己做決策,你會忘記很多原本你以為自己無法忍受的痛苦,你會習慣大人的世界,你會隨時觀察世界運行的原則。因為你假設自己不能後退,只能前進,那就會逼著自己得想辦法穩當前進。

沒真的大事不回家撒嬌,慢慢就沒甚麼需要撒嬌的大事了。等到某一天你回顧,你發現自己其實默默成長也堅強了。

所以,你若是年輕的朋友,畢業就讓自己去個遠離父母有距離、不住在家裡的地方工作。獨立面對這世界,獨立讓自己抗壓與成長。你會進步最多。

至於你若是家長,盡早放手讓孩子去自己面對社會的艱困。千萬別讓孩子覺得隨時回去家裡不缺他賺錢。唯有讓他獨立學習,才是給他最重要的人生禮物。

http://www.managertoday.com.tw/columns/view/51318

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